TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI INFORMATIVA PER GLI UTENTI CHE USUFRUISCONO DEI SERVIZI DI ORIENTAMENTO IN ENTRATA
I dati personali forniti dagli utenti che usufruiscono dei servizi di orientamento in entrata sono trattati in conformità Regolamento Generale per la Protezione dei Dati - Regolamento UE 2016/679 e al Decreto Legislativo n. 196/2003 e s.m.i. “Codice in materia di protezione dei dati personali”.
I dati possono essere raccolti in occasione dell’iscrizione ad eventi / iniziative di orientamento, allo sportello, oltre che durante incontri di orientamento presso le scuole o durante giornate di orientamento organizzate da soggetti terzi – Saloni dello Studente.
La presente informativa è resa, ai sensi Regolamento Generale per la Protezione dei Dati - Regolamento UE 2016/679 a studenti di scuola secondaria di secondo grado e/o loro familiari, docenti di scuola secondaria di secondo grado, referenti di enti che si occupano di orientamento universitario ed altri soggetti interessati ad informazioni su offerta formativa, servizi agli studenti ed iniziative di orientamento.
La presente informativa è resa, ai sensi Regolamento Generale per la Protezione dei Dati - Regolamento UE 2016/679, a coloro che partecipano a tali iniziative e ai referenti aziendali e/o rappresentanti legali e/o professionisti impegnati nella ricerca e selezione del personale. Nel caso di minorenni, l’informativa è presente sul sito istituzionale affinché i genitori possano venire a conoscenza. Tuttavia il Considerando 38 del Regolamento prevede che il minore sia il destinatario di tale informativa, trattandosi di servizi di consulenza a suo esclusivo beneficio. Per una miglior comprensione di questa informativa si precisa che il Titolare del trattamento è, in questo caso, la persona giuridica che determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali.
I dati personali sono le informazioni riguardante una persona fisica identificata o identificabile (definita “interessato”).
I dati particolari/sensibili sono dati relativi all’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona. I dati giudiziari sono i dati relativi a condanne penali, reati e misure di sicurezza.
1. Titolare del Trattamento, Responsabile della protezione dei dati
Il Titolare del Trattamento è l’Università degli Studi dell’Insubria, nella persona del Magnifico Rettore, con sede legale in Varese (VA) Via Ravasi, 2, pec ateneo@pec.uninsubria.it. Gli Interessati possono rivolgersi al Responsabile della protezione dei dati per l’esercizio dei diritti previsti dal GDPR (artt. da 12 a 21) utilizzando il seguente indirizzo e-mail: privacy@uninsubria.it . L’elenco aggiornato dei responsabili e degli autorizzati al trattamento è custodito presso la sede del Titolare del trattamento.
2. Oggetto del trattamento I dati trattati sono:
- dati anagrafici, personali e di contatto (nome, cognome, data e luogo di nascita, CF, residenza, cittadinanza, contatti);
- dati relativi alla carriera scolastica (scuola secondaria) e ad eventuali carriere accademiche precedenti;
- area disciplinare / corso di laurea di interesse;
- scuola frequentata / ente di riferimento;
- dati particolari (art. 9 del Regolamento), relativi allo stato di salute (per studenti con disabilità e/o disturbi specifici dell’apprendimento) per l’accesso ad informazioni specifiche relative agli strumenti di supporto previsti.
3. Finalità del trattamento e base giuridica
3.1 Per la finalità di orientamento il dato è trattato per favorire azioni di accompagnamento e monitoraggio atte a prevenire la dispersione scolastica. I dati sono trattati, ad esempio, nell’ambito di attività di:
- Iscrizione ad eventi di orientamento
- Partecipazione a simulazioni di test o a colloqui individuali di orientamento
- Invio di notifiche agli interessati per iniziative di orientamento o nuovi corsi
- Miglioramento di attività di orientamento e di riduzione dell’abbandono, anche tramite percorsi personalizzati
In questi casi il trattamento è necessario per perseguire un interesse pubblico (art. 6.1.e del Regolamento). I dati particolari e giudiziari verranno trattati solo in quanto indispensabili per motivi di interesse pubblico rilevante come individuato dalla legge (art. 9.2.g del Regolamento).
3.2 I dati verranno inoltre trattati per analizzare l’analisi della qualità delle attività di trattamento in base ad un legittimo interesse del titolare.
3.3 Per la finalità di comunicazione promozionale tramite e-mail, cellulare, indirizzo postale la base giuridica è il consenso.
4. Natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati personali per le finalità contrattuali o per l’adempimento di obblighi legge o per il perseguimento di interessi generali è facoltativo ma necessario per la fruizione dei servizi da parte dell’interessato. Nel caso di rifiuto a conferire i propri dati personali l’Università non potrà fornire i servizi richiesti. Il trattamento per finalità statistiche avviene su dati aggregati o anonimi e quindi non prevede l’applicazione del GDPR. Il conferimento dei dati personali basato su consenso per invio di comunicazione promozionali è facoltativo ed il mancato conferimento dei dati per questa finalità non ha alcuna conseguenza.
5. Modalità del trattamento
La raccolta dei dati avviene nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, pertinenza, completezza e non eccedenza in relazione ai fini per i quali sono trattati. I dati personali sono trattati in osservanza dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, previsti dalla legge, con l’ausilio di strumenti atti a registrare e memorizzare i dati stessi e comunque in modo tale da garantirne la sicurezza e tutelare la massima riservatezza dell’interessato.
6. Periodo di conservazione dei dati
I dati potrebbero saranno archiviati e mantenuti per un periodo massimo di 10 anni. Tale periodo è valutato sulla base del termine massimo di durata di un percorso universitario riferito a un singolo interessato.
7. Soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di Responsabili o Autorizzati
I dati trattati per le finalità di cui sopra verranno comunicati o saranno comunque accessibili ai dipendenti e collaboratori assegnati ai competenti uffici dell’Università degli Studi dell’Insubria ovvero a persone fisiche o giuridiche che prestano attività di consulenza o di servizio verso l’Ateneo ai fini dell’erogazione dei servizi richiesti (ad esempio: tutor; uffici competenti in materia di orientamento, servizi di assistenza disabili, strutture di counseling piscologico).
Questi enti e società svolgeranno la funzione di responsabile del trattamento dei dati ai sensi e per gli effetti dell’art. 28 del Regolamento, oppure opereranno in totale autonomia come distinti titolari del trattamento. L’Università può comunicare i dati personali di cui è titolare a tutti quei soggetti pubblici ai quali, in presenza dei relativi presupposti, la comunicazione è prevista obbligatoriamente da disposizioni comunitarie, norme di legge o regolamento.
La gestione e la conservazione dei dati personali raccolti avviene presso l’Università e/o presso fornitori di servizi necessari alla gestione tecnico-amministrativa che, ai soli fini della prestazione richiesta, potrebbero venire a conoscenza dei dati personali degli interessati nominati quali Responsabili del trattamento a norma dell’art. 28 del GDPR.
I Responsabili esterni del Trattamento sono: - CINECA Consorzio Interuniversitario, quale fornitore del servizio COMMUNICATION BUILDER – con sede in via Magnanelli 6/3 - 40033 Casalecchio di Reno (BO).
L’elenco completo ed aggiornato dei Responsabili del trattamento è conoscibile a mera richiesta presso la sede del titolare.
8. Trasferimento dati all’estero
Non sono previsti trasferimenti di dati all’estero
9. Diritti dell’Interessato
Questi sono i diritti esercitabili nei confronti dell’Università degli Studi dell’Insubria (Titolare del trattamento):
- diritto di accesso ai propri dati personali ed a tutte le informazioni di cui all’art.15 del GDPR,
- diritto di rettifica dei propri dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti,
- diritto di cancellazione dei propri dati, fatta eccezione per quelli contenuti in atti che devono essere obbligatoriamente conservati dall’Università e salvo che sussista un motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento;
- diritto alla limitazione del trattamento ove ricorra una delle ipotesi di cui all’art. 18 del GDPR;
- diritto di opporsi al trattamento dei propri dati personali, fermo quanto previsto con riguardo alla necessità ed obbligatorietà del trattamento ai fini dell’instaurazione del rapporto;
- diritto alla portabilità dei dati, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, oltre al trasferimento ad altri Titolari se possibile tecnicamente;
- diritto di revocare il consenso eventualmente prestato per i trattamenti non obbligatori dei dati, senza con ciò pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
Per l’esercizio di questi diritti l’Interessato può rivolgersi al Responsabile della protezione dei dati inviando la richiesta via mail all’indirizzo privacy@uninsubria.it.
10 Reclamo
L’Interessato ha inoltre diritto di avanzare un reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it) o all’Autorità Garante dello Stato dell’UE in cui l’Interessato risiede abitualmente o lavora, oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione, in relazione a un trattamento che consideri non conforme.
